Unternehmen

Gesellschaftsgründungen, Satzungsänderungen, Handelsregisteranmeldungen und Unternehmensumstrukturierungen.

Ein Unternehmer

muss nicht nur betriebswirtschaftliche Gesichtspunkte, sondern auch viele rechtliche Aspekte berücksichtigen. Zur Vermeidung schwerwiegender Fehler bedarf es kompetenten Rates, etwa bei der Gründung und Führung eines Unternehmens sowie der Planung der Unternehmensnachfolge. Der Notar ist schon aufgrund seiner Erfahrung bei der Beantwortung der in diesem Zusammenhang auftretenden Fragen eine verlässliche Hilfe.

Optimale Rechtsform

Die erste Frage ist die nach der optimalen Rechtsform. Bei der Auswahl sind zahlreiche Faktoren zu berücksichtigen. In rechtlicher Hinsicht fallen besonders Aspekte des Gesellschaftsrechts, des Handelsbilanzrechts und des Steuerrechts ins Gewicht. Von besonderer Bedeutung für die Wahl der Rechtsform ist auch die Haftungsfrage.

Firma

Die “Firma” ist der Name, mit dem das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist und im Geschäftsverkehr auftritt; sie muss so gewählt werden, dass sie zur Kennzeichnung des Unternehmens geeignet ist und sich von anderen Firmen deutlich unterscheidet. Die Firma kann auch ein unterscheidungskräftiger Phantasiename sein. Sie darf jedenfalls nicht in die Irre führen. Die Firma muss einen Rechtsformzusatz enthalten. Bei einer GmbH lautet dieser zum „Gesellschaft mit beschränkter Haftung” oder „GmbH”. Die UG (haftungsbeschränkt) muss entweder mit eben diesem Zusatz auftreten, oder ausgeschrieben mit „Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)”. Hier ein paar Beispiele für ein kleines Unternehmen mit Sitz in Kehl, dass mit Autos handelt: Die Firma “Autohandel GmbH” würde das Unternehmen nicht ausreichend kennzeichnen, “Maier Autohandel GmbH” aber schon. “Maier Autohandel Kehl GmbH” wäre zulässig, “Maier Autohandel Deutschland GmbH” aber irreführend. In jedem Fall muss sich die Rechtsform des Unternehmens aus einem entsprechenden Zusatz erkennen lassen.

Wir empfehlen eine bundesweite Firmennamen- und Markenrecherche, um marken- und wettbewerbsrechtliche Konflikte zu vermeiden. Eine Firmennamenrecherche ist über das elektronische Handelsregister möglich, eine Markenrecherche kann auf den Internetseiten des Deutschen Marken- und Patentamtes vorgenommen werden.

Eintragungen im Handelsregister

Sofern sich bestimmte, für den Geschäftsverkehr bedeutsame Verhältnisse eines Unternehmens ändern, muss dies in das Handelsregister eingetragen werden.

Eintragungspflichtig sind beispielsweise:

Wechsel in der Geschäftsführung; Erteilung/Widerruf von Prokura,
Änderung der Firma,
Änderung des Unternehmenssitzes; Errichtung von Zweigniederlassungen,
Änderung der Gesellschafter bei OHG und KG und
Änderung des Gesellschaftsvertrages bei Kapitalgesellschaften.

Die Anmeldungen der eintragungspflichtigen Tatsachen beim Handelsregister bedürfen der notariellen Beglaubigung. Der Notar formuliert den Text der Anmeldung und überwacht die richtige Eintragung im Handelsregister. Der Notar berät auch umfassend über die mit der Eintragung zusammenhängenden Fragen und klärt etwaige Zweifelsfragen mit dem Registergericht. Die Notarkosten für die Anmeldung halten sich dabei in bescheidenen Grenzen.

Umorganisation und Verkauf von Unternehmensanteilen

In einem sich schnell wandelnden wirtschaftlichen Umfeld werden Maßnahmen wie die Umwandlung in eine andere Rechtsform, Zusammenschlüsse und Verschmelzungen auch bei mittelständischen und kleinen Unternehmen immer häufiger. Typische Beispiele für solche Veränderungen eines eingeführten Betriebs sind der Verkauf von Unternehmensanteilen, die Umwandlung von Unternehmen und auch die Betriebsaufspaltung.

In der Sache handelt es sich hier um komplizierte rechtliche Vorgänge, weshalb der Gesetzgeber in vielen Fällen die Beratung durch den Notar vorgesehen hat.

Unternehmensnachfolge

Wird die Notwendigkeit, eine sinnvolle Nachfolgeregelung zu finden, nicht rechtzeitig erkannt, kann dies schnell zur Krise führen. Dabei geht es auch um zahlreiche Arbeitsplätze. Vorrangige Ziele der Nachfolgeregelung werden die Erhaltung des Betriebes und die Versorgung des ausscheidenden Seniorchefs bzw. seiner Angehörigen sein. Dabei kommt es darauf an, geeignete Nachfolger für Inhaberschaft und Geschäftsführung frühzeitig auszuwählen und möglichst noch während der aktiven Phase des Seniorchefs in den Betrieb einzubinden.

Der Unternehmer muss allerdings nicht nur an die geplante Unternehmensnachfolge denken. Vielmehr sollte auch an den Fall des plötzlichen Versterbens gedacht werden. Gerade in diesem Fall kann das Unterlassen einer testamentarischen Anordnung das Ende eines jungen und aufstrebenden Unternehmens bedeuten.

Insgesamt muss dringend davon abgeraten werden, ohne eine sachverständige Beratung selbst etwa mit einem eigenhändigen Testament die Nachfolge regeln zu wollen. So ist insbesondere eine Abstimmung mit den gesellschaftsvertraglichen Regelungen notwendig. Sie bei den Möglichkeiten einer ausgewogenen testamentarischen oder vertraglichen Regelung zu beraten, ist eine wesentliche Aufgabe des Notars.

Un entrepreneur

doit prendre en compte non seulement des considérations de gestion d’entreprise, mais aussi de nombreux aspects juridiques. Pour éviter des erreurs graves, un conseil compétent est nécessaire, par exemple lors de la création et de la gestion d’une entreprise ainsi que de la planification de la succession d’entreprise. De par son expérience, le notaire constitue déjà une aide fiable pour répondre aux questions qui se posent dans ce contexte.

Forme juridique optimale

La première question est celle de la forme juridique optimale. De nombreux facteurs doivent être pris en compte dans le choix. Sur le plan juridique, les aspects du droit des sociétés, du droit du bilan commercial et du droit fiscal pèsent particulièrement. La question de la responsabilité revêt également une importance particulière pour le choix de la forme juridique.

Raison sociale (Firma)

La « Firma » est le nom sous lequel l’entreprise est inscrite au registre du commerce et apparaît dans les relations d’affaires ; elle doit être choisie de manière à être apte à identifier l’entreprise et à se distinguer nettement des autres raisons sociales. La raison sociale peut aussi être un nom de fantaisie distinctif. Elle ne doit en aucun cas induire en erreur. La raison sociale doit comporter une mention de la forme juridique. Pour une GmbH, celle-ci est « Gesellschaft mit beschränkter Haftung » ou « GmbH ». L’UG (haftungsbeschränkt) doit apparaître soit avec précisément cette mention, soit en toutes lettres « Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) ». Voici quelques exemples pour une petite entreprise établie à Kehl qui fait le commerce de voitures : la raison sociale « Autohandel GmbH » n’identifierait pas suffisamment l’entreprise, mais « Maier Autohandel GmbH » oui. « Maier Autohandel Kehl GmbH » serait admissible, mais « Maier Autohandel Deutschland GmbH » serait trompeuse. Dans tous les cas, la forme juridique de l’entreprise doit pouvoir se reconnaître à une mention correspondante.

Nous recommandons une recherche de raison sociale et de marque au niveau national afin d’éviter les conflits relevant du droit des marques et de la concurrence. Une recherche de raison sociale est possible via le registre du commerce électronique, et une recherche de marque peut être effectuée sur le site Internet de l’Office allemand des brevets et des marques.

Inscriptions au registre du commerce

Lorsque certaines situations d’une entreprise, importantes pour les relations d’affaires, changent, cela doit être inscrit au registre du commerce.

Sont par exemple soumis à inscription obligatoire :

changement dans la direction ; octroi/révocation d’une procuration commerciale (Prokura),
modification de la raison sociale,
changement du siège de l’entreprise ; création de succursales,
changement des associés dans une OHG et une KG et
modification des statuts dans les sociétés de capitaux.

Les déclarations des faits soumis à inscription auprès du registre du commerce nécessitent une certification notariale. Le notaire formule le texte de la déclaration et surveille l’inscription correcte au registre du commerce. Le notaire conseille également de manière complète sur les questions liées à l’inscription et clarifie d’éventuelles questions douteuses avec le tribunal du registre. Les frais de notaire pour la déclaration restent dans des limites modestes.

Réorganisation et vente de parts d’entreprise

Dans un environnement économique en mutation rapide, des mesures telles que la transformation en une autre forme juridique, les regroupements et les fusions deviennent de plus en plus fréquentes, y compris dans les moyennes et petites entreprises. Des exemples typiques de telles modifications d’une entreprise établie sont la vente de parts d’entreprise, la transformation d’entreprises ainsi que la scission d’exploitation (Betriebsaufspaltung).

Sur le fond, il s’agit ici d’opérations juridiques compliquées, raison pour laquelle le législateur a prévu, dans de nombreux cas, le conseil par le notaire.

Succession d’entreprise

Si la nécessité de trouver un règlement de succession judicieux n’est pas reconnue à temps, cela peut rapidement conduire à une crise. De nombreux emplois sont également en jeu. Les objectifs prioritaires du règlement de succession seront la préservation de l’entreprise et la protection du chef senior sortant ou de ses proches. Il s’agit alors de choisir suffisamment tôt des successeurs appropriés pour la propriété et la direction et, si possible, de les intégrer dans l’entreprise pendant la phase encore active du chef senior.

L’entrepreneur ne doit toutefois pas seulement penser à la succession d’entreprise planifiée. Il convient au contraire de penser aussi au cas du décès soudain. C’est précisément dans ce cas que l’absence d’une disposition testamentaire peut signifier la fin d’une entreprise jeune et prometteuse.

Dans l’ensemble, il faut vivement déconseiller de vouloir régler soi-même la succession, par exemple au moyen d’un testament olographe, sans conseil expert. Une coordination avec les dispositions des statuts est notamment nécessaire. Vous conseiller sur les possibilités d’un règlement testamentaire ou contractuel équilibré est une tâche essentielle du notaire.

An entrepreneur

must take into account not only business-management considerations but also many legal aspects. To avoid serious mistakes, competent advice is needed, for example when founding and running a company as well as planning business succession. By virtue of their experience alone, the notary is a reliable help in answering the questions arising in this context.

Optimal legal form

The first question concerns the optimal legal form. Numerous factors have to be taken into account in the selection. From a legal point of view, aspects of company law, commercial accounting law and tax law are particularly significant. The question of liability is also of particular importance for the choice of legal form.

Company name (Firma)

The “Firma” is the name under which the company is registered in the commercial register and appears in business dealings; it must be chosen in such a way that it is suitable for identifying the company and clearly distinguishes itself from other company names. The company name may also be a distinctive fictitious name. In any case, it must not be misleading. The company name must contain a legal-form suffix. For a GmbH, this is “Gesellschaft mit beschränkter Haftung” or “GmbH”. The UG (haftungsbeschränkt) must appear either with precisely this suffix or written out as “Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt)”. Here are a few examples for a small company based in Kehl that trades in cars: the name “Autohandel GmbH” would not sufficiently identify the company, but “Maier Autohandel GmbH” would. “Maier Autohandel Kehl GmbH” would be permissible, but “Maier Autohandel Deutschland GmbH” would be misleading. In any case, the legal form of the company must be recognisable from a corresponding suffix.

We recommend a nationwide company-name and trademark search in order to avoid conflicts under trademark and competition law. A company-name search is possible via the electronic commercial register, and a trademark search can be carried out on the website of the German Patent and Trade Mark Office.

Entries in the commercial register

If certain circumstances of a company that are significant for business dealings change, this must be entered in the commercial register.

Subject to mandatory registration are, for example:

change in the management; granting/revocation of commercial power of representation (Prokura),
change of the company name,
change of the company’s registered office; establishment of branch offices,
change of the partners in the case of an OHG and KG and
amendment of the articles of association in the case of corporations.

The applications for the facts subject to registration at the commercial register require notarial certification. The notary formulates the text of the application and monitors the correct entry in the commercial register. The notary also provides comprehensive advice on the questions associated with the entry and clarifies any doubtful points with the register court. The notary’s costs for the application remain within modest limits.

Reorganisation and sale of company shares

In a rapidly changing economic environment, measures such as conversion into another legal form, mergers and amalgamations are becoming increasingly common, also among medium-sized and small companies. Typical examples of such changes to an established business are the sale of company shares, the conversion of companies and also the business split (Betriebsaufspaltung).

In substance, these are complicated legal procedures, which is why the legislator has provided for advice by the notary in many cases.

Business succession

If the necessity of finding a sensible succession arrangement is not recognised in good time, this can quickly lead to a crisis. Numerous jobs are also at stake here. The primary aims of the succession arrangement will be the preservation of the business and the provision for the retiring senior owner and their relatives. The important thing here is to select suitable successors for ownership and management at an early stage and, where possible, to integrate them into the business while the senior owner is still active.

However, the entrepreneur must not only think about the planned business succession. Rather, the case of sudden death should also be considered. Precisely in this case, the failure to make a testamentary disposition can mean the end of a young and aspiring company.

Overall, it must be strongly advised against attempting to arrange succession oneself, for instance with a handwritten will, without expert advice. In particular, coordination with the provisions of the articles of association is necessary. Advising you on the possibilities of a balanced testamentary or contractual arrangement is an essential task of the notary.

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